Oriëntatie/financiën

· Begin ruim van tevoren met het organiseren van een schrijvers- of illustratorenbezoek. In de meeste gevallen is minimaal zes maanden van tevoren voldoende. Sommige auteurs zijn echter (veel) langer van tevoren volgeboekt. SSS kan u hierover informeren. Plant u een auteursbezoek in de Kinderboekenweek (oktober), voor de afsluiting van de Kinderjury (mei, juni) of van de Jonge Jury (januari), dan kunt u beter eerder met de organisatie beginnen.

· Op het 'aanvraagformulier jeugdboekenauteur' en op de website (www.sss.nl) vindt u de tarieven voor het honorarium van de auteur en de overige kosten. Enkele auteurs vragen echter een hoger honorarium. Vraag hiernaar bij SSS.

· Informeer bij de gemeente (afdeling Cultuur of Kunstzinnige vorming) of die subsidiemogelijkheden hebben. Denk eraan dat subsidieverzoeken in de meeste gevallen tenminste zes maanden voor het evenement moeten zijn ingediend.

· Werk samen met de plaatselijke boekhandel, bibliotheken, ouderraad of -commissie, andere scholen, Stichting Kunstzinnige Vorming et cetera. Zij kunnen soms een financiële bijdrage leveren. Ook bij de inhoudelijke en praktische voorbereiding kunnen ze soms helpen. Met de bibliotheek kunt u bijvoorbeeld afspraken maken over een projectcollectie van de uitgenodigde auteur. Sommige boekhandels zijn bereid om boeken van de auteur te verkopen op een boekenmarkt op de dag dat de auteur komt.

Keuze auteur

· Maak een lijst van namen van schrijvers of illustratoren die u zou willen uitnodigen, bijvoorbeeld aan de hand van de 'Schrijverslijst Jeugdboekenauteurs'.

· Voor welke leeftijdsgroep wilt u de auteur uitnodigen? Hoeveel klassen wilt u de auteur laten bezoeken? Wilt u de auteur ook voor de ouders uitnodigen? Veel auteurs kunnen lezingen voor volwassenen houden, bijvoorbeeld over eigen werk of over leesbevordering. Een prima manier om ouders bij het lezen of een boekenproject te betrekken.

· Heeft de auteur boeken geschreven voor de leeftijdsgroep waarvoor u hem wilt uitnodigen?

· Zijn er van deze auteur voldoende boeken aanwezig in de (school-)bibliotheek of boekhandel?

· Informeer bij SSS of de auteurs of illustratoren van uw keuze lezingen of bezoeken aan klassen verzorgen. Bezoeken ze ook leerlingen van de leeftijdsgroep van uw keuze?

· Vraag bij SSS of de auteur of illustrator beschikbaar is in de periode waarin u hem wilt uitnodigen. Soms is een auteur niet beschikbaar doordat hij al is volgeboekt, op vakantie is of een periode alleen aan het schrijven wil besteden.

· SSS kan u ook vertellen hoeveel groepen de auteur per dag kan bezoeken (meestal is dat drie of vier klassen van maximaal 35 leerlingen) en of de auteur lezingen voor volwassenen geeft.

Uitnodiging auteur

· Kies een geschikte datum voor het schrijversbezoek, en een paar uitwijkdata voor het geval de auteur die datum verhinderd is. Zorg ervoor dat op die data alle te bezoeken klassen op school aanwezig zijn. Houd u rekening met sportdagen, schoolreisjes en schoolvakanties. U kunt het schrijversbezoek in verband met de voorbereiding ook beter niet vlak voor of na een schoolvakantie plannen.

· Vul het 'aanvraagformulier jeugdboekenauteur' in en dien het in bij SSS.

Organisatorische voorbereiding

· Wanneer de afspraak vastligt kun u contact opnemen met de auteur. Een redelijke termijn is één tot anderhalve maand van tevoren. Het adres en het telefoonnummer staan op het contract. Het verdient aanbeveling de contacten met de auteur via één persoon te laten lopen. U kunt afspraken maken over de inhoudelijke voorbereiding en over praktische zaken zoals pauzes. Spreek ook af of u de auteur een routebeschrijving toestuurt of u hem van het station afhaalt.

· Als de auteur een lange reistijd heeft, 's avonds niet meer naar huis kan of uitgenodigd is voor meerdere, achtereenvolgende dagen, dan dient u er rekening mee te houden dat u een hotelovernachting voor hem moet regelen. De kosten zijn dan voor uw rekening.

· Zorg voor een geschikte, afgesloten ruimte waarin de schrijver goed te verstaan is en de leerlingen zo min mogelijk worden afgeleid. U kunt de ruimte ook feestelijk versieren. Geschikt zijn de posters van stichting Plint, maar de leerlingen kunnen ook zelf posters of tekeningen maken.

· Vraag de auteur of u moet zorgen voor speciale middelen als een flap-over, video of diaprojector.

· Wilt u een boekenmarkt organiseren waar de auteur zijn boeken signeert? Misschien wil de plaatselijke boekhandel boeken van de auteur verkopen op school, bijvoorbeeld op een boekenmarkt of -stand aan het einde van de dag of tijdens een ouderavond.

· Bij bijzondere manifestaties kunt u de plaatselijke krant of radio- en televisieomroep inschakelen. Stuur in dat geval een persbericht en nodig journalisten uit. Breng de auteur hiervan tevoren op de hoogte. Voor radio- en televisieopnamen heeft u toestemming van de auteur nodig.

Inhoudelijke voorbereiding

· Het is verstandig de auteur te vragen naar zijn wensen ten aanzien van de voorbereiding. U kunt de auteur ook vragen stellen over de vorm en inhoud van zijn programma.

· Zorg ervoor dat de leerlingen weten dat de auteur bij ze op bezoek komt. Vertel het in de klas en neem bijvoorbeeld een bericht op in de schoolkrant. SSS is van veel auteurs in het bezit van korte biografieën, die ze met de contracten meestuurt. Biografisch materiaal kunt u ook vinden in de bibliotheek. Van sommige auteurs heeft SSS foto's op de website. Die mag u gebruiken voor een poster, om het bezoek aan te kondigen.

· Spreek af welke boeken u met de leerlingen gaat lezen. Ze moeten minstens één boek van de auteur gelezen hebben, maar hoe meer boeken ze kennen hoe beter. Ze kunnen de boeken zelfstandig lezen, maar u kunt uiteraard ook (fragmenten) voorlezen.

· Welke verwerkingsopdrachten wilt u laten doen? U kunt denken aan een boekenkring waarin de leerlingen een boek bespreken, klassikale of individuele voorbereiding van vragen voor een interview met de auteur of schrijf- of tekenopdrachten naar aanleiding van de boeken. U kunt de kinderen ook een werkstuk of verslag over het schrijversbezoek laten maken.

· Stel ouders op de hoogte van het bezoek en probeer ze erbij te betrekken. Nodig ze bijvoorbeeld uit voor de boekenmarkt of ouderavond met lezing van de auteur of maak een special van de schoolkrant over het auteursbezoek.

De dag zelf

· Voor de auteur is het prettig op de dag van het bezoek een vast aanspreekpunt te hebben die hem opvangt en begeleidt (van het station haalt, iets te drinken en een lunch aanbiedt). Bij voorkeur is dit dezelfde contactpersoon als bij eerdere - telefonische - contacten.

· Regel vervoer voor de auteur (van en naar het station en tussen de eventuele locaties).

· Zorg ervoor dat de leerkracht die het bezoek met de leerlingen heeft voorbereid tijdens het bezoek aanwezig is. Dit is ook belangrijk om met de leerlingen over het bezoek te kunnen napraten.

· Veel schrijvers stellen het op prijs als de leerkracht hen kort inleidt.

· Bied de auteur een lunch aan.

· Praat met de auteur over het bezoek.

Na het bezoek

· Praat met de leerlingen over het bezoek. Wat vonden ze ervan?

· Laat de leerlingen een reactie schrijven, tekenen of knutselen en maak hiervan een tentoonstelling of speciale schoolkrant voor de ouders.

· Stuur de auteur deze en andere reacties toe, zoals eventuele persreacties. Als u brieven stuurt waarop u antwoord van de auteur verwacht, voeg dan een postzegel bij.

· Het auteursbezoek is een goede aanleiding de leerlingen tot verder lezen te stimuleren. Misschien willen ze nog meer boeken van deze auteur lezen, of boeken met hetzelfde thema van een andere auteur. Of vraag de auteur tijdens het bezoek naar boeken die hij zelf mooi vindt.

· Evalueer het schrijversbezoek met de personen die bij de organisatie betrokken zijn geweest.

Veel succes met het organiseren van het schrijversbezoek!