|
|
Nieuwe Prinsengracht 89 1018 VR Amsterdam Tel.: (020) 623 49 23 / Fax: (020) 420 63 19 Email: info@sss.nl |
DRAAIBOEK |
Schrijver op bezoek
Oriëntatie/financiën
· Begin ruim van tevoren met het organiseren van een schrijversbezoek. In de meeste gevallen is zes maanden van tevoren voldoende, maar sommige auteurs zijn langer van tevoren volgeboekt. SSS kan u hierover informeren. Plant u een schrijversbezoek in de Boekenweek (maart), dan is het verstandig eerder met de organisatie te beginnen.
· Op het 'aanvraagformulier auteur volwassenen' vindt u de basistarieven en overige kosten. Veel schrijvers vragen echter een hoger honorarium. Informeer hiernaar bij SSS.
· U kunt subsidie aanvragen bij de gemeente (afdeling Cultuur of Kunstzinnige vorming). Denk eraan dat subsidieverzoeken in de meeste gevallen tenminste zes maanden voor het evenement moeten zijn ingediend.
· Werk samen met de plaatselijke boekhandel, bibliotheken, scholen, vrouwenverenigingen et cetera, zodat u de kosten kunt delen.
· Benader sponsors. In ruil voor financiële steun kunt u de naam van de sponsor vermelden op affiches, in programmaboekjes et cetera. Bedenk daarbij of uw doelgroep overeenkomt met die van de sponsor. Denk vooral aan plaatselijke bedrijven.
· Om de kosten (gedeeltelijk) te dekken kunt u een kleine entreeprijs van de bezoekers vragen.
Keuze auteur
· Maak een lijst van schrijvers die u zou willen uitnodigen, bijvoorbeeld aan de hand van de Schrijverslijst'.
· Wie moet de auteur bezoeken? Is de auteur geschikt voor uw doelgroep?
· Zijn er van deze auteur voldoende boeken aanwezig in de bibliotheek of boekhandel?
· Informeer bij SSS of de auteur van uw keuze lezingen verzorgt.
· Vraag bij SSS of hij beschikbaar is in de periode waarin u hem wilt uitnodigen. Soms is een auteur niet beschikbaar doordat hij al is volgeboekt, op vakantie is of een periode alleen aan het schrijven wil besteden.
· Informeer naar het honorarium van de auteur. Sommige schrijvers vragen een hoger honorarium dan het basistarief.
Uitnodiging auteur
· Kies een geschikte dag en een paar uitwijkdata voor het geval de auteur die datum verhinderd is. Data tijdens schoolvakanties, op koopavond of een avond van een belangrijke voetbalwedstrijd zijn meestal niet geschikt.
· Vul het aanvraagformulier in en dien het in bij SSS.
Voorbereiding
· Wanneer de afspraak vastligt kun u contact opnemen met de auteur. Op het contract vindt u het adres en meestal ook het telefoonnummer van de auteur. Het verdient aanbeveling de contacten met de auteur via één persoon te laten lopen. U kunt afspraken maken over de opzet en invulling van het programma en over praktische zaken zoals een pauze. Maak ook afspraken over het vervoer: haalt u hem af van het station of stuurt u de auteur een routebeschrijving toe?
· Als de auteur 's avonds niet meer naar huis kan of uitgenodigd is voor meerdere, achtereen–volgende dagen, dan dient u er rekening mee te houden dat u een hotelovernachting voor hem moet regelen. De kosten zijn dan voor uw rekening.
· Zorg voor een geschikte ruimte waarin de schrijver goed te verstaan is en de bezoekers en de auteur zo min mogelijk worden afgeleid. Dit houdt in dat - in een café - de bar tijdens de lezing gesloten is, dat er geen mensen in en uit kunnen lopen en dat er geen lawaai is in eventueel belendende ruimtes. Zorg voor een sfeervolle belichting en aankleding. Denk bijvoorbeeld aan de poëzieposters van stichting Plint.
· Zorg ervoor dat de auteur goed te zien is voor het publiek. Bespreek met de auteur of hij het liefst achter een katheder of tafel plaatsneemt. Een glas water wordt over het algemeen op prijs gesteld.
· Vraag de auteur of u moet zorgen voor speciale middelen zoals geluidsversterking, een flap-over, video of diaprojector en -scherm.
· Veel auteurs vinden het prettig wanneer er een boekenstand aanwezig is, zodat ze hun boeken kunnen signeren. U kunt de auteur vragen of hij daar prijs op stelt en - als dat zo is - contact opnemen met de plaatselijke boekhandel.
Publiciteit
· Stuur een persbericht naar de regionale krant, huis-aan-huisbladen en de plaatselijke radio- en televisieomroep. SSS is van veel auteurs in het bezit van korte biografieën, die ze meestuurt met de contracten. Verder biografisch materiaal kunt u vinden in de bibliotheek. Voor publiciteitsmateriaal, zoals een foto van de auteur, kunt u contact opnemen met de uitgeverij.
· Indien de auteur ermee instemt kan een journalist/radioverslaggever de auteur vóór de lezing een kort interview afnemen. Dit interview kan als 'smaakmaker' geplaatst, respectievelijk uitgezonden worden. Voor radio- en televisieopnamen van de lezing heeft u toestemming van de auteur nodig.
· Hang posters op en leg folders neer. U kunt hierbij denken aan theaters, boekhandels, cafés, buurtcentra, scholen voor voortgezet onderwijs en natuurlijk de locatie van de lezing.
· Direct mailing kan zeer effectief zijn. Stuur informatie over de literaire avond naar leeskringen, secties Nederlands van scholengemeenschappen, afdelingen van Bond van Plattelandsvrouwen, leden van de bibliotheek et cetera. Bij een lezing rond een speciaal thema (bijvoorbeeld 'sport in de literatuur') kunt u een mailing sturen naar de hierbij passende doelgroep (sportclubs bijvoorbeeld).
· Bouw een bestand op van potentieel geïnteresseerden. Laat bijvoorbeeld de bezoekers van een literaire avond hun naam en adres noteren in een gastenboek. Via een enquête komt u erachter in welke thema's en in welke auteurs de bezoekers zijn geïnteresseerd, zodat u daar bij de organisatie van een volgend evenement rekening mee kunt houden.
De dag zelf
· Voor de auteur is het prettig op de dag van het bezoek een vast aanspreekpunt te hebben die hem opvangt en begeleidt (van het station haalt, iets te drinken aanbiedt). Bij voorkeur is dit dezelfde contactpersoon als bij eerdere - telefonische - contacten.
· Regel vervoer voor de auteur van en naar het station, als hij met openbaar vervoer komt.
· Veel schrijvers stellen het op prijs kort ingeleid te worden bij het publiek.
· Rond de avond tijdig af, zodat de schrijver zonodig de laatste trein kan halen.
· Geef de bezoekers informatie over de volgende literaire activiteit.
Na de lezing
· Praat met de auteur over de lezing na.
· Stuur de auteur reacties toe, zoals eventuele persreacties. Wanneer u brieven verstuurt waarop u antwoord van de auteur verwacht, voeg dan een postzegel bij.
· Evalueer de lezing met de organisaties en personen die bij de organisatie betrokken zijn geweest.
Veel succes met het organiseren van het schrijversbezoek!